Funksjon
Prosjektinnboks
All myndighetskorrespondanse samlet per prosjekt. Sporbart, sikkert, søkbart.
Problemet
Korrespondansen ligger i private innbokser
Korrespondanse i private innbokser er en etterlevelsesrisiko og en personavhengighet. Tillatelsesvedtak, analysesvar og svar fra myndigheter og kommune er en del av beviskjeden i massehåndteringen, og hører hjemme i prosjektet.
Løsningen
En egen, sikker delt adresse per prosjekt
Med Prosjektinnboksen får hvert prosjekt sin egen sikre e-postadresse. Sett den på kopi, så samles korrespondansen i prosjektet: i tråder, med vedlegg og ett klikk fra å arkiveres som prosjektdokument.
Slik fungerer det
Fire steg
1. Unik, hemmelig adresse
Hvert prosjekt får sin egen, ikke-gjettbare e-postadresse. Adressen kan byttes når som helst.
2. Sett på kopi
Sett adressen på kopi i e-post til og fra myndigheter, kommune, lab eller transportør. Ingen ny arbeidsflyt.
3. Svarene lander i tråder
Svar, vedtak og analysevedlegg samles i prosjekttråden, med vedlegg bevart og signert innkommende e-post (SPF, DKIM, DMARC).
4. Arkivér som dokument
Ett klikk arkiverer tråden eller enkeltvedlegg til prosjektets dokumenter som Korrespondanse, med sporbar lenke.
Fordeler
Hvorfor en prosjektinnboks
Sporbarhet by design
Vedtak, analysesvar og uttalelser hører hjemme i prosjektet, ikke i en privat innboks. Beviskjeden holder ved tilsyn og revisjon.
Overlever utskiftninger
Når prosjektlederen bytter jobb, følger innboksen med prosjektet. Ingen kunnskap som forsvinner med en siste arbeidsdag.
Raskere tilsyn
Ved spørsmål fra myndighetene finnes korrespondansen samlet per prosjekt, søkbar og klar til å deles.
Sikkert og tilgangsstyrt
Bare prosjektteamet ser innboksen. Datalagring innenfor EU, ikke-gjettbar adresse, kan roteres ved behov.
Sikkerhet
Bygget for myndighetsdata
- Datalagring innenfor EU.
- Tilgangsstyrt per prosjekt, bare prosjektteamet ser innboksen.
- Ikke-gjettbar adresse, kan roteres når som helst.
- Signert innkommende e-post (SPF, DKIM, DMARC).
Samle korrespondansen der den hører hjemme
Vi viser hvordan Prosjektinnboksen kobles inn i prosjektet ditt.