Funktion
Projektinkorg
All myndighetskorrespondens samlad per entreprenad. Spårbart, säkert, sökbart.
Problemet
Korrespondensen ligger i privata inkorgar
Tillståndsbeslut, analyssvar och yttranden från Länsstyrelsen och kommunen hör till avfallsflödets beviskedja. I praktiken hamnar de i en projektledares mejl. När personalen byter jobb, eller tillsyn kommer, är underlaget svårt att återsamla. Det är en efterlevnadsrisk och ett personberoende.
Lösningen
En egen säker delad adress per entreprenad
Med Projektinkorgen får varje entreprenad en egen säker e-postadress. CC:a den i myndighetsdialogen, så samlas svaren i projektet: trådade, med bilagor och ett klick från att arkiveras som projektdokument.
Så funkar det
Fyra steg
1. Unik hemlig adress
Varje entreprenad får en egen, icke-gissningsbar e-postadress. Adressen kan bytas när som helst.
2. CC:a i myndighetsdialogen
Lägg adressen som CC eller BCC när ni mejlar Länsstyrelsen, kommunen eller labbet. Inget nytt verktyg att lära sig.
3. Svaren landar trådade
Svar, beslut och analysbilagor samlas i projektets tråd, med bilagor bevarade och signerad inkommande e-post (SPF, DKIM, DMARC).
4. Arkivera som dokument
Ett klick arkiverar tråden eller enskilda bilagor som projektdokument av typen Korrespondens, en del av beviskedjan.
Fördelar
Varför en projektinkorg
Spårbarhet by design
Beslut, analyssvar och yttranden hör hemma i projektet, inte i en persons inkorg. Beviskedjan håller vid tillsyn och revision.
Överlever personalbyten
När projektledaren byter jobb följer inkorgen med projektet. Ingen kunskap som lämnar företaget med en sista arbetsdag.
Snabbare tillsyn
Vid granskning eller frågor från Länsstyrelsen finns korrespondensen samlad per entreprenad, sökbar och färdig att lämna ut.
Säkert och behörighetsstyrt
Endast projektets team ser inkorgen. Datahemvist inom EU, icke-gissningsbar adress, adressen kan roteras vid behov.
Säkerhet
Byggt för myndighetsdata
- Datahemvist inom EU.
- Behörighetsstyrt per projekt, endast projektets team ser inkorgen.
- Icke-gissningsbar adress, kan roteras när som helst.
- Signerad inkommande e-post (SPF, DKIM, DMARC).
Samla korrespondensen där den hör hemma
Vi visar hur Projektinkorgen kopplas in i er entreprenad.